এসেনসিয়াল ড্রাগস কোম্পানি লিমিটেড (ইডিসিএল) এর ক্রয় বিভাগ ফার্মাসিউটিক্যাল উৎপাদনের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ সোর্সিং এবং অর্জনে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। আমাকে এটি সম্পর্কে কিছু তথ্য প্রদান করা যাক.

উদ্দেশ্য

i    প্রয়োজনীয় পণ্য ও পরিষেবা সংগ্রহ করা এসেনসিয়াল ড্রাগস কোম্পানি লিমিটেড (EDCL)-এর অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ। সঠিক ধরনের উপকরণ, সরঞ্জাম, সরবরাহের সময়মত ক্রয় এবং সঠিক ধরনের পরিষেবা পাওয়ার জন্য পরিকল্পিত লক্ষ্য অর্জন এবং সঠিকভাবে অপারেশনাল কার্যক্রম পরিচালনা করা অপরিহার্য। সঠিক সময়ের মতোই, সঠিক পরিমাণ, সঠিক গুণমান এবং সঠিক (অর্থনৈতিক) মূল্য পরিকল্পনা এবং কেনাকাটা করার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা করা হয়।
ii.    এসেনসিয়াল ড্রাগস কোম্পানি লিমিটেডের জন্য একটি "পারচেজ ম্যানুয়াল" প্রস্তুত করার উদ্দেশ্য হল কর্তৃপক্ষ, ক্রয় বিভাগের দায়িত্বগুলি সনাক্ত করা এবং ক্রয় কার্যে সামঞ্জস্য আনার জন্য মানক সিস্টেম, অভিন্ন পদ্ধতি, প্রবিধানগুলির রূপরেখা তৈরি করা এবং সক্রিয়গুলিকে নির্দেশনা, সমন্বয় এবং সুবিধা প্রদান করা। এসেনশিয়াল ড্রাগস কোম্পানি লিমিটেডের মধ্যে কেনাকাটা করার সাথে সকলে জড়িত। যাতে কোম্পানির চূড়ান্ত লক্ষ্য অর্জন করা যায়।
iii.    এই ম্যানুয়ালটিতে বর্ণিত প্রবিধান এবং পদ্ধতিগুলি তাই, EDCL-এর কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের জন্য বাধ্যতামূলক হিসাবে বিবেচিত হবে৷ যে কোনো ধরনের সংশোধন পরিচালনা পর্ষদ দ্বারা করা হবে।

নীতি

উপরোক্ত উদ্দেশ্যগুলি অর্জন করার জন্য এবং ক্রয় কার্যাবলীর কার্যকর ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার জন্য, EDCL জড়িত সমস্ত ক্রিয়াকলাপের জন্য নির্দেশিকা হিসাবে নিম্নলিখিত নীতিগুলি অনুসরণ করবে৷
i    EDCL এর ক্রয় কার্যাবলী ক্রয় বিভাগ দ্বারা সংগঠিত হবে৷
ii.    ক্রয় বিভাগকে আগামী আর্থিক বছরের অন্তত 3 মাস আগে MSR বাজেটের জন্য একটি বার্ষিক ক্রয় পরিকল্পনা তৈরি করতে হবে যাতে বাজেট বরাদ্দ এবং নিয়ন্ত্রণের জন্য পরিমাণ এবং মূল্যে একত্রিত প্রয়োজনীয়তা দেখায়। সুযোগ বিক্রয়ের বিপরীতে উপাদান সংগ্রহের জন্য বার্ষিক সংগ্রহ পরিকল্পনা প্রযোজ্য হবে না।
iii.    সময়মত সংগ্রহের সুবিধার্থে এই ম্যানুয়ালটির প্রাসঙ্গিক ধারায় নির্দেশিত বিভিন্ন স্তরে কর্তৃপক্ষকে অর্পণ করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে।
iv    নীতির বিষয় হিসাবে, ক্রয় কমিটি এর সুপারিশের সাথে ক্রয় করা হবে৷

 ক্রয় ফাংশন

EDCL-এর সমস্ত প্রধান ক্রয় কার্যক্রম (স্থানীয় এবং বিদেশী উভয়) ক্রয় বিভাগ দ্বারা সংগঠিত এবং সমন্বিত হবে। রুটিন ফাংশন ছাড়াও, নিম্নলিখিত ক্রিয়াকলাপগুলি ক্রয় বিভাগের আওতাভুক্ত হবে৷

i    গুণমান এবং অন্যান্য উদ্দেশ্য প্রয়োজন(গুলি) এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ সর্বনিম্ন সম্ভাব্য খরচে উপকরণ সংগ্রহ করা।

ii.    সঠিক সময়ে প্রবন্ধ, উপকরণ এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয়তাগুলি সংগ্রহ করা এবং EDCL-এর চাহিদা মেটাতে অবিচ্ছিন্ন সরবরাহের ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করা।
EDCL-এর সমস্ত প্রধান ক্রয় কার্যক্রম (স্থানীয় এবং বিদেশী উভয়) ক্রয় বিভাগ দ্বারা সংগঠিত এবং সমন্বিত হবে। রুটিন ফাংশন ছাড়াও, নিম্নলিখিত ক্রিয়াকলাপগুলি ক্রয় বিভাগের আওতাভুক্ত হবে৷

iii.    EDCL-এর স্বার্থ রক্ষা করার জন্য চুক্তিগুলি এমনভাবে তৈরি করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা।

iv    বিশেষ জ্ঞান, দক্ষতা এবং পদ্ধতির বিকাশ ঘটানো যা আরও দক্ষ এবং অর্থনৈতিক সংগ্রহের ফল।

v. সরবরাহকারীদের তালিকা এবং অন্যান্য পরিসংখ্যানগত রেকর্ডগুলি বজায় রাখা যা দক্ষ এবং অর্থনৈতিক সংগ্রহে সহায়তা করে।

vi    ক্রয়কে প্রভাবিত করে এমন সমস্ত বিষয়ে তথ্যের কেন্দ্র হিসাবে কাজ করা এবং কর্মরত বিভাগ/বিভাগে এই ধরনের তথ্য সরবরাহ করা এবং ইডিসিএল দ্বারা সময়ে সময়ে প্রণীত প্রবিধানগুলি সম্পর্কে প্রয়োজনীয় বিষয়ে অবগত রাখা।

vii    ক্রেডিট লোন/নগদ অর্থের অধীনে পণ্য সংগ্রহ করা।

viii.    অনুমোদিত সরবরাহকারীদের একটি রেজিস্টার বজায় রাখা এবং প্রয়োজনে ব্যবস্থাপনা পরিচালকের কাছে এই তালিকাটি সরবরাহ করা।

ix    বার্ষিক সংগ্রহ পরিকল্পনা প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন করা এবং প্রতি বছর উপাদান বাজেট সংকলনে ব্যবস্থাপনাকে সহায়তা করা।

X    ক্রয় সংক্রান্ত সকল বিষয়ে বিভিন্ন বিভাগ/বিভাগের সাথে ঘনিষ্ঠ যোগাযোগ বজায় রাখা।

XI    ক্রয় ম্যানুয়াল আপ টু ডেট রাখা.

xii    ন্যূনতম কার্যকরী মূলধন জড়িত থাকার সাথে কোম্পানির কার্যক্রম পরিচালনায় আর্থিক ব্যবস্থাপনায় সহায়তা করা।  

তহবিল এবং বাজেট নিয়ন্ত্রণ

EDCL কর্তৃপক্ষকে 1লা জুলাই থেকে 30শে জুন পর্যন্ত এক বছরের জন্য তাদের বার্ষিক আর্থিক বাজেট প্রস্তুত করতে হবে। ইডিসিএলের সকল ইউনিটের প্রয়োজনীয়তা বিবেচনায় নিয়ে এই বাজেট তৈরি করা হয়েছে। বাজেটের উদ্দেশ্যগুলির মধ্যে একটি হল ব্যয়কে অনুমোদিত পরিমাণে সীমিত করা যা সংশোধিত হতে পারে। যেখানে প্রয়োজন, বিশেষ করে আইটেমগুলির জন্য যা আউটপুট/কাজের স্তরের সাথে পরিবর্তিত হয়।

প্রকিউরমেন্ট বিভাগের দায়িত্ব

 কাঁচামাল সোর্সিং: বিভাগটি ফার্মাসিউটিক্যাল পণ্য তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় কাঁচামাল সনাক্ত করে এবং সংগ্রহ করে।

 সরবরাহকারীর নিশ্চয়তা: এটি সরবরাহকারীদের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখে, চুক্তি নিয়ে আলোচনা করে এবং সময়মত উপকরণ সরবরাহ নিশ্চিত করে।

 খরচ নিয়ন্ত্রণ: এটি মানের মান বজায় রেখে প্রতিযোগিতামূলক মূল্যে উপকরণ পেতে চেষ্টা করে।

 ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট: ডিপার্টমেন্ট ঘাটতি বা অতিরিক্ত স্টক রোধ করতে ইনভেন্টরি লেভেল পরিচালনা করে।

তালিকাভুক্ত সরবরাহকারী

 ইডিসিএল একটি টেন্ডার প্রক্রিয়ার মাধ্যমে স্বচ্ছভাবে সরবরাহকারী নির্বাচন করে। উদাহরণ স্বরূপ, কোম্পানী বিভিন্ন প্যাকিং সামগ্রী (যেমন কার্টন, বোতল, লেবেল, ফয়েল, পিভিসি ফিল্ম এবং পলি ব্যাগ) তালিকাভুক্ত সরবরাহকারীদের কাছ থেকে সংগ্রহ করে যারা গুণগত মান বজায় রাখে।

নেতৃত্ব

ইডিসিএল-এর প্রকিউরমেন্টের জেনারেল ম্যানেজার। তারা বিভাগের কার্যক্রম তদারকি করে এবং দক্ষ ক্রয় প্রক্রিয়া নিশ্চিত করে।

সংগ্রহের ভূমিকা

ক্রয় বিভাগ যে কোনো প্রতিষ্ঠানে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, একটি ব্যবসা চালানোর জন্য প্রয়োজনীয় পণ্য ও পরিষেবার নির্বাচন, অধিগ্রহণ এবং অর্থপ্রদান পরিচালনা করে। আসুন এই বিভাগের সাথে সম্পর্কিত ভূমিকা এবং দায়িত্বগুলি ভেঙে দেওয়া হয়।

1. জেনারেল ম্যানেজার: জিএম হলেন ক্রয় বিভাগের প্রধান। তাদের দায়িত্বের মধ্যে রয়েছে কৌশলগত পরিকল্পনা, সংগ্রহের নীতি নির্ধারণ এবং সমগ্র ক্রয় প্রক্রিয়ার তত্ত্বাবধান। তারা সাংগঠনিক উদ্দেশ্যগুলির সাথে সংগ্রহের লক্ষ্যগুলি সারিবদ্ধ করতে অন্যান্য বিভাগের সাথে সহযোগিতা করে।

2. ডেপুটি জেনারেল ম্যানেজার: এই ভূমিকা উচ্চ-স্তরের সিদ্ধান্ত গ্রহণের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। পরিচালক সংগ্রহের কৌশল করেন, বিক্রেতার সম্পর্ক স্থাপন করেন এবং প্রবিধানের সাথে সম্মতি নিশ্চিত করেন। তারা প্রকিউরমেন্ট টিমও পরিচালনা করেন।

3. প্রকিউরমেন্ট ম্যানেজার/ডেপুটি ম্যানেজার: প্রতিদিনের কার্যক্রমের জন্য দায়ী, প্রকিউরমেন্ট ম্যানেজার ক্রয় কার্যক্রম তত্ত্বাবধান করেন। তারা চুক্তি নিয়ে আলোচনা করে, সরবরাহকারীদের মূল্যায়ন করে এবং ইনভেন্টরি লেভেল বজায় রাখে। উপরন্তু, তারা কর্মক্ষমতা মেট্রিক নিরীক্ষণ এবং উদ্ভূত যে কোনো সমস্যা সমাধান.

এই ভূমিকা তথ্য বিশ্লেষণ এবং রিপোর্টিং জড়িত. বিশ্লেষক বাজারের প্রবণতা, সরবরাহকারীর কর্মক্ষমতা এবং খরচ-সঞ্চয় করার সুযোগগুলি মূল্যায়ন করে। তারা সংগ্রহ প্রক্রিয়া উন্নত করতে এবং খরচ অপ্টিমাইজ করার জন্য অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে।

4. প্রকিউরমেন্ট সিনিয়র অফিসার / অফিসার / সহকারী অফিসার: ক্রয়

বিভাগ অভ্যন্তরীণ স্টেকহোল্ডারদের সাথে সহযোগিতা করে (যেমন অর্থ, ক্রিয়াকলাপ, এবং আইনি) তাদের প্রয়োজন বোঝার জন্য। দৃঢ় সম্পর্ক গড়ে তোলা, কার্যকর যোগাযোগ এবং সারিবদ্ধতা নিশ্চিত করে।

A. আলোচনার চুক্তি: প্রকিউরমেন্ট পেশাদাররা সরবরাহকারীদের সাথে শর্তাবলী, মূল্য নির্ধারণ এবং শর্তাবলী নিয়ে আলোচনা করে। কার্যকর আলোচনা অনুকূল চুক্তির দিকে পরিচালিত করে যা সংস্থার উপকার করে।

B. ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা: সংগ্রহকারী দল সরবরাহকারী, বাজারের ওঠানামা, এবং সরবরাহ শৃঙ্খলে বাধার সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকি মূল্যায়ন করে। ঝুঁকি কমানো অপারেশনের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করে।

C. সরবরাহকারী মূল্যায়ন: নিয়মিতভাবে সরবরাহকারীদের মূল্যায়ন মান, নির্ভরযোগ্যতা এবং চুক্তির শর্তাবলী মেনে চলা নিশ্চিত করে। সরবরাহকারীর কর্মক্ষমতা প্রতিষ্ঠানের সাফল্যকে প্রভাবিত করে।

D. খরচ অপ্টিমাইজেশান: সংগ্রহের লক্ষ্য হল সর্বোত্তম সম্ভাব্য খরচে সম্পদ প্রাপ্ত করা। এতে ভলিউম ডিসকাউন্ট, অর্থপ্রদানের শর্তাবলী এবং দক্ষ সংগ্রহ প্রক্রিয়া জড়িত।

E. সময়মত ডেলিভারি নিশ্চিত করা / লিড টাইম ম্যানেজ করা: সময়মত ডেলিভারি নিশ্চিত করা এবং লিড টাইম অপ্টিমাইজ করার জন্য কার্যকরভাবে প্রকিউরমেন্ট পরিচালনা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

F. সংগ্রহের প্রতিটি পয়েন্টে জবাবদিহিতা ও স্বচ্ছতা নিশ্চিত করুন:

জবাবদিহিতা হল ক্রয় যখন একটি কোম্পানি বা সংস্থা কাউকে তাদের ক্রিয়াকলাপের ফলাফলের জন্য দায়বদ্ধতা রাখে জবাবদিহিতা ম্যানেজারকে সেই ক্রয় প্রক্রিয়া এবং সাংগঠনিক লক্ষ্য পূরণের জন্য সঠিক প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করা নিশ্চিত করতে দেয়।

যৌগিক তহবিলের জালিয়াতি, দুর্নীতি এবং অব্যবস্থাপনার ঝুঁকি কমাতে এবং ব্যবসার জন্য খেলার ক্ষেত্র সমতল করার জন্য সমগ্র ক্রয় চক্রে স্বচ্ছতা গুরুত্বপূর্ণ।      

প্রকিউরমেন্ট বিভাগ ঝুঁকি কমানোর সাথে সাথে মানসম্পন্ন পণ্য এবং পরিষেবাগুলি সুরক্ষিত করার জন্য সাশ্রয়ী মূল্যের আচার-ব্যবহারে মনোযোগ দিয়ে একটি সংস্থার সাফল্যে উল্লেখযোগ্যভাবে অবদান রাখে। এটি একটি অপরিহার্য ফাংশন যা প্রায়শই অলক্ষিত হয় কিন্তু সামগ্রিক ক্রিয়াকলাপে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।